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Cómo hacer un DeCA paso a paso y enviárselo al conductor

Datos del porte, PDF con su QR antes de arrancar, copia al conductor y a guardarlo un año. Lo difícil no es hacerlo, es no saltarse ningún requisito.

Publicado el 26 de septiembre de 2026 · Lectura de 6 minutos · Fuentes citadas: BOE-A-2026-12784 y Orden FOM/2861/2012

Paso 1. Reúne los datos del porte

Son los del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012: quién te contrata (cargador contractual, con NIF y domicilio), quién hace el porte (transportista efectivo, con NIF), de dónde a dónde, qué mercancía y cuánto pesa, la fecha y la matrícula del camión y del remolque. Si el vehículo circula con autorización especial de Tráfico, también esa. Lo tienes todo, dato por dato, en qué datos lleva el DeCA.

Paso 2. Genera el PDF antes de salir

El momento no es opcional. La Resolución de 5 de junio de 2026 dice que el programa tiene que transformar los datos en el fichero:

«[…] en cuanto sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio […] Para garantizar que la creación es previa al inicio efectivo del servicio, las aplicaciones informáticas registrarán la fecha y hora de creación del fichero electrónico.» Resolución de 5 de junio de 2026, apartado primero.2

Y el fichero tiene que cumplir el apartado segundo:

• PDF de no más de 5 MB.
• Con la fecha y hora de creación y de modificación como metadatos del propio PDF.
• Nativo digital: generado desde los datos, no escaneado ni hecho a partir de una foto.
• Con un código QR dentro del PDF que lleve a su dirección web.

Paso 3. Publícalo en una dirección que descargue el PDF

Cada DeCA necesita su propia dirección web, que es lo que va dentro del QR. La norma exige que empiece por https://, que sea única para ese documento y que al abrirla se descargue el PDF directamente, sin contraseñas ni botones. Es lo que usa el agente en el control para bajarse el documento. Lo contamos en el QR del DeCA y qué enseñar en un control.

Este es el paso que impide hacerlo «a mano» con un procesador de textos: hace falta un sitio en internet que guarde el fichero y lo sirva de esa forma durante todo el servicio.

Paso 4. Entrégale la copia al conductor

También antes de arrancar, y de una de estas dos formas (apartado séptimo):

1. Una copia electrónica que pueda enseñar en el móvil.
2. Una copia impresa en papel.

En las dos tiene que verse el código QR. La vía de envío la eliges tú: correo, WhatsApp o imprimirlo en la oficina. Lo más cómodo suele ser mandarle el enlace, porque si luego hay que modificar el documento sin cambiar de URL, el mismo enlace le sirve la versión nueva.

Paso 5. Consérvalo un año

Cargador contractual y transportista efectivo tienen que conservarlo al menos un año. Si lo generó uno de los dos, basta con que el otro pueda descargarlo durante ese año. Detalles en cuánto tiempo hay que guardar el DeCA.

Qué tiene que cumplir el programa que uses

La norma no impone ninguna aplicación: el documento es «de libre edición» (artículo 5 de la Orden). Pero la que elijas tiene que:

• Recoger todos los datos del artículo 6.
• Generar el PDF nativo con su fecha y hora de creación, y registrar cada modificación.
• Guardarlo en un repositorio disponible para la inspección en carretera, con una URL única por documento.
• Que esa URL sea https, descargue el PDF directamente y no caduque antes de que acabe el servicio.

Verlo hecho

En miDeCApro son esos cinco pasos en una pantalla: rellenas el porte (tus clientes, camiones y lugares se guardan solos para la siguiente vez), pulsas emitir, sale el PDF con su QR y lo mandas al conductor por correo o WhatsApp desde el propio documento. En el vídeo tutorial de siete minutos se ve de principio a fin: crear la cuenta, entrar con el código del correo, emitir y enviarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que hacer el DeCA?

Antes del inicio efectivo del servicio. La Resolución de 5 de junio de 2026 exige generar el fichero en cuanto se conozcan los datos y siempre antes de que empiece el transporte, y entregar la copia al conductor también antes de arrancar.

¿Puedo hacer el DeCA en Word o en Excel?

Solo si el resultado cumple todo lo de la Resolución: PDF nativo de hasta 5 MB con la fecha y hora de creación en sus metadatos, un código QR con una dirección web https única que descargue el PDF directamente y sin contraseña, y conservación durante un año. En la práctica hace falta un programa que genere el fichero y lo publique.

¿Vale escanear el albarán y enviarlo por WhatsApp?

No. El apartado segundo.2 de la Resolución declara no válidos los ficheros obtenidos escaneando un documento en papel o a partir de imágenes digitalizadas.

¿Cómo le llega el DeCA al conductor?

Como copia electrónica que enseña en el móvil o como copia impresa en papel. En los dos casos tiene que llevar el código QR. Se le puede enviar por correo, WhatsApp o cualquier otro medio, siempre antes de empezar el servicio.

¿Hay un programa oficial del Ministerio para hacer el DeCA?

La norma no impone ninguno. El documento es de libre edición (artículo 5 de la Orden FOM/2861/2012) y cualquier aplicación sirve si cumple las características de la Resolución de 5 de junio de 2026.