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Cuánto tiempo hay que guardar el DeCA y quién lo guarda

Emitir el DeCA no es el final. Hay que poder enseñarlo a la Inspección durante un año, y no conservarlo se sanciona igual que no llevarlo.

Publicado el 26 de septiembre de 2026 · Lectura de 4 minutos · Fuentes citadas: Orden FOM/2861/2012 (arts. 8 y 9), BOE-A-2026-12784 y LOTT (art. 141.17)

Un año, y a disposición de la Inspección

«Los sujetos obligados a documentar los envíos conforme a lo previsto en esta orden, deberán conservar un ejemplar o copia del documento de control, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre, durante al menos un año.» Orden FOM/2861/2012, artículo 9.1

La Resolución de 5 de junio de 2026 lo repite para los ficheros electrónicos y añade cómo se reparte entre las dos partes:

«[…] cargador contractual y transportista efectivo podrán tener su propio repositorio independiente para la conservación de los ficheros. Si los ficheros electrónicos los generó uno de ellos, es suficiente con que el otro pueda descargar los ficheros durante un año.» Resolución de 5 de junio de 2026, apartado segundo.4

Dónde se puede guardar

• En el mismo repositorio donde se publica el DeCA para la inspección en carretera, o en otro distinto habilitado para ello (apartado segundo.4).
• En cualquier soporte, siempre que se mantenga íntegra toda la información y los datos sean legibles (artículo 9.2 de la Orden).

Para el DeCA, la Resolución habla de conservar «los ficheros electrónicos generados»: lo que se guarda es el PDF. Una copia impresa no conserva lo que el fichero lleva dentro, como la fecha y hora de creación en sus metadatos.

Si has modificado el documento

Si se modificó durante el servicio emitiendo uno nuevo, hay que conservar también el original «a los efectos de trazabilidad de la modificación de los datos» (apartado quinto.2). Si se modificó el mismo PDF, los datos antiguos ya quedan dentro, marcados como no válidos. Más en cómo modificar un DeCA.

El enlace de 7 días no es la conservación

La Resolución permite desactivar la descarga por el QR siete días naturales después de terminar el servicio (apartado tercero.5). Es fácil confundirlo, pero son dos cosas distintas:

Por qué le interesa al cargador guardarlo

Además de la obligación, es su defensa. Si en un control el conductor no lleva el documento, el cargador contractual queda exento «si prueba que el documento fue emitido» (artículo 7.1 de la Orden). Tener el DeCA archivado, con su fecha y hora de creación, es esa prueba.

Qué pasa si no se conserva

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA?

Al menos un año. Lo exigen el artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre, y el apartado segundo.4 de la Resolución de 5 de junio de 2026 para los ficheros electrónicos.

¿Quién tiene que guardar el DeCA?

Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo. Si los ficheros los generó uno de ellos, basta con que el otro pueda descargarlos durante un año.

¿Dónde se puede guardar el DeCA?

En el mismo repositorio donde se publica o en otro distinto habilitado para ello. Cada parte puede tener el suyo. La Orden admite cualquier soporte siempre que la información se mantenga íntegra y legible.

¿Qué pasa si no conservo el DeCA?

Es infracción del artículo 141.17 de la LOTT, que incluye la ocultación o falta de conservación de la documentación de control, con multa de 401 a 600 euros.

Si el enlace del QR se desactiva a los 7 días, ¿ya no hay que guardarlo?

No. La desactivación de la descarga es una opción que se puede usar siete días después del servicio, pero la obligación de conservar el fichero dura al menos un año.